Anbindung an andere HR-Softwarelösungen (ATS)

Einleitung

catchHR bietet die Möglichkeit, Deine Software mit anderen HR-Softwarelösungen zu verbinden, um den Rekrutierungsprozess zu optimieren. Durch diese Integration kannst Du Kandidat:innen effizient über Active Sourcing finden und automatisch in Deine HR-Software übermitteln. Außerdem kannst Du sicherstellen, dass nur die final ausgewählten Kandidaten an Deine HR-Software übermittelt werden, um ein einfaches und schnelles Onboarding zu ermöglichen. Die Anbindung lässt sich flexibel an Deine Unternehmensbedürfnisse anpassen, sodass catchHR genau dort unterstützen kann, wo Du es benötigst.

Eine Anbindung hinzufügen

Um eine neue HR-Softwareanbindung hinzuzufügen, gehe folgendermaßen vor:

1. Navigiere zu den Unternehmenseinstellungen:
Gehe zu den Einstellungen und wähle den Reiter Anbindung.

2. Erstelle eine Anbindung:
Klicke auf Anbindung erstellen. Es öffnet sich der Assistent unseres Partners Kombo.

3. Wähle Deine HR-Software aus:
Wähle die HR-Software, mit der Du Dich verbinden möchtest, aus der Liste und erlaube catchHR den Zugriff auf Deine Software.

4. Zugriffsrechte gewähren:
Um die Integration zu aktivieren, gewähre catchHR Zugriff auf die Daten Deiner HR-Software. Dies ermöglicht es, Stellen aus Deiner HR-Software zu laden und Bewerbungen zu übertragen.

5. Folge der Anleitung:
Befolge die weiteren Anweisungen im Assistenten von Kombo zur Integration Deiner HR-Software.

Nachdem die Integration abgeschlossen ist, siehst Du Deine HR-Software unter "Anbindungen" in catchHR. Der Status der Verbindung wird Dir angezeigt. Falls die Verbindung aufgrund externer Faktoren (z. B. abgelaufenem Abonnement) inaktiv wird, wird dies ebenfalls angezeigt.

Hinweis: Es kann immer nur eine Software gleichzeitig mit catchHR verbunden sein. Wenn Du eine neue Software anbinden möchtest, wird die alte Verbindung entfernt. Bereits übermittelte Daten bleiben jedoch verfügbar.

Automatisierungsauslöser auswählen

Mit Automatisierungsauslösern kannst Du steuern, wann und wie Bewerbungen an Deine HR-Software übermittelt werden.

Wähle den gewünschten Auslöser:
Gehe in die Einstellungen und wähle den gewünschten Automatisierungsauslöser aus. Der Auslöser bestimmt den Zeitpunkt, zu dem Bewerbungen automatisch übermittelt werden.

Globale Auslöser:
Bei der Verknüpfung einer Stelle wird der globale Auslöser automatisch ausgewählt, den Du in den Einstellungen festgelegt hast. Dieser kann für jede Stelle individuell angepasst werden.
Anpassung je Stelle:
Du kannst den Auslöser für jede Stelle individuell anpassen. So kannst Du zum Beispiel bestimmen, dass Bewerbungen erst nach einem bestimmten Auswahlschritt an die HR-Software übermittelt werden.

Wie funktionieren die einzelnen Automatisierungsauslöser?

Die Automatisierungsauslöser bestimmen, wann eine Bewerbung an Deine HR-Software übermittelt wird. Hier sind die verfügbaren Optionen:

Eingang einer (Active Sourcing) Bewerbung:
Bewerbungen, die über das Active Sourcing eingehen, werden sofort an Deine HR-Software übermittelt, unabhängig davon, ob die Bewerbung vollständig ist oder nicht.
Eingang einer Bewerbung:
Bewerbungen, die über das CatchHR-Bewerbungsformular eingehen, werden an Deine HR-Software übermittelt. Diese Bewerbungen sind in der Regel vollständig.
Eingang einer Active Sourcing Bewerbung (unvollständig):
Bewerbungen, die aus Active Sourcing stammen, aber unvollständig sind, werden direkt an Deine HR-Software übermittelt, wenn dieser Auslöser gewählt wurde.
Bewerbung im Schritt Eingang:
Bewerbungen, die im Auswahlschritt "Eingang" landen (vollständig oder nicht), werden an Deine HR-Software übermittelt.
Verschieben in einen bestimmten Auswahlschritt:
Bewerbungen werden an Deine HR-Software übermittelt, wenn sie in den gewählten Auswahlschritt verschoben werden. Dies eignet sich für Bewerbungen, die bereits eine bestimmte Phase im Bewerbungsprozess erreicht haben, wie etwa nach einem Bewerbungsgespräch.
Bewerbung mit bestimmtem Matching-Score:
Nur Bewerbungen mit einem bestimmten Matching-Score werden an Deine HR-Software übermittelt, wodurch Du sicherstellen kannst, dass nur Top-Kandidaten weiterverarbeitet werden. Es werden hierbei nur vollständige Bewerbungen übermittelt.

Eine Stelle verknüpfen

Um sicherzustellen, dass Bewerbungen in der richtigen Stelle Deiner HR-Software landen, musst Du jede Stelle in catchHR mit einer entsprechenden Stelle aus Deiner HR-Software verknüpfen.

Neue Stelle verknüpfen
1. Gehe zu "Stelle anlegen":
  Wähle im Abschnitt Anbindung die zu verknüpfende Stelle aus Deiner HR-Software aus.
2. Synchronisieren, wenn die Stelle nicht angezeigt wird:
  Falls die Stelle in Deiner HR-Software noch nicht verfügbar ist, klicke auf Stellen synchronisieren und warte, bis die Stelle angezeigt wird.
3. Daten übernehmen:
  Nach Auswahl der Stelle kannst Du den Namen und die Details aus der HR-Software übernehmen, um eine klare Zuordnung sicherzustellen.
4. Automatisierungsauslöser:
  Der Standard-Auslöser wird automatisch angezeigt. Dieser kann individuell für jede Stelle angepasst werden.
Bereits existierende Stellen verknüpfen:
Wenn die Stelle bereits in catchHR existiert, gehe auf Bearbeiten und wähle die zu verknüpfende Stelle aus der HR-Software. Der Auslöser kann auch hier angepasst werden.

Übermittlung von Kandidat:innen an das ATS

Die Übermittlung von Kandidat:innen an Deine HR-Software kann sowohl automatisch über die Auslöser als auch manuell durchgeführt werden.

Automatische Übermittlung:
Abhängig vom gewählten Auslöser werden Bewerbungen automatisch an Deine HR-Software übermittelt. Zum Beispiel, wenn eine Bewerbung einen bestimmten Schritt erreicht oder einen bestimmten Matching-Score erfüllt.
Manuelle Übermittlung:
Wenn Du eine Bewerbung manuell an Deine HR-Software übermitteln möchtest, gehe zum Bewerberprofil und klicke auf Verschieben. Wähle dann die Option "An das ATS übermitteln", um die Bewerbung in Deine HR-Software zu übertragen.

Verknüpfte Stellen verwalten

In den Unternehmenseinstellungen im Bereich Anbindung siehst Du alle Stellen, die mit Deiner HR-Software verknüpft sind. Du kannst jederzeit die Verknüpfung einer Stelle entfernen, indem Du auf das Mülltonnen-Symbol klickst.

Wichtige Hinweise zur Verknüpfung von Stellen

Änderungen in einer der Softwarelösungen (catchHR oder Deiner HR-Software) werden nicht automatisch in der anderen Software übernommen.
Du kannst mehrere Stellen aus catchHR mit einer einzelnen Stelle in Deiner HR-Software verknüpfen.
Informationen wie die ISA-Methode oder das Matching von Fähigkeiten können nicht an eine externe HR-Software übermittelt werden.

Dieser Artikel beschreibt die grundlegenden Schritte und Optionen für die Integration von HR-Software in catchHR und wie Du diese Verknüpfungen effektiv nutzen kannst. Bei weiteren Fragen steht Dir unser Support-Team gerne zur Verfügung.

E-Mail-Export für Stellen aktivieren

Mit dem automatischen E-Mail-Export leitest du relevante Bewerbungen ohne manuellen Aufwand direkt an die passenden Ansprechpartner*innen oder Fachabteilungen in deinem Unternehmen weiter.

Triggerbasierte Weiterleitung: Der E-Mail-Export greift auf dieselben Automatisierungsauslöser zurück wie die ATS-Übermittlung (z. B. beim Erreichen eines bestimmten KI-Matching-Scores oder Auswahlschritts).
Stellenspezifische Empfänger: Für jede Stelle lässt sich eine individuelle E-Mail-Adresse hinterlegen, damit Bewerbungen beispielsweise zielgerichtet bei der jeweils zuständigen Fachabteilung landen.

E-Mail-Export einrichten:

Navigiere auf die gewünschte Stelle, klicke auf Bearbeiten und wechsle in den Tab Einstellungen & Workflows
Aktiviere den Schalter Bewerbungen per E-Mail exportieren.
Hinterlege die E-Mail-Adresse, an die die Bewerbungen gesendet werden sollen.
Wähle den gewünschten Automatisierungsauslöser aus (z. B. Bewerbung mit bestimmtem Matching-Score).
Bestätige die Speicherung.
Ergebnis: Eingehende Bewerbungen, die den eingestellten Trigger erfüllen, werden automatisch samt Dokumenten an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

Automatischer Import aus dem ATS & Datenanreicherung

Der automatische ATS-Import synchronisiert neue Bewerbungen aus deinem externen Bewerbermanagementsystem mit catchHR und bietet flexible Optionen zur KI-Qualifizierung sowie zur Rückübermittlung der Screening-Ergebnisse.

Automatischer Sync: Sobald eine neue Bewerbung in deinem verknüpften externen ATS eingeht, wird diese automatisch in catchHR importiert und von KIRA gescreent.
Option 1: KIRA Datennachfassung: Ist diese Option aktiv, startet KIRA bei unvollständigen Import-Profilen automatisch den Nachfass-Flow per E-Mail, um fehlende Angaben einzuholen (beachte hierbei die entsprechenden Credit-Kosten für das Datennachfassen von 5 Credits pro Bewerbung).
Option 2: Datenanreicherung im externen ATS: Nach dem KIRA-Screening wird das generierte Screening-Deckblatt automatisch an das externe ATS zurückgesendet. Fachabteilungen können die KIRA-Auswertung somit direkt im gewohnten ATS aufrufen, ohne sich in catchHR einloggen zu müssen.

Automatischen ATS-Import & Anreicherung einrichten:

Navigiere auf die gewünschte Stelle, klicke auf Bearbeiten und wechsle in den Tab Einstellungen & Workflows
Aktiviere den Schalter Bewerbungen automatisch aus ATS importieren.
Aktiviere optional die Option Automatisch fehlende Daten nachfassen, wenn KIRA unvollständige Bewerbungen automatisch vervollständigen soll.
Aktiviere optional die Option Bewerbungen im ATS anreichern, um KIRA-Screening-Deckblätter oder weitere nachgefasste Daten automatisch in euer externes ATS zurückzusenden.
Speichere die Konfiguration.