Automatisierungen erstellen und verwalten

Einleitung

Automatisierungen in catchHR helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren. So kannst Du Prozesse wie die automatische Eingangsbestätigung, automatische Einladungen oder automatische Absagen direkt in der Software einrichten. Automatisierungen bieten nicht nur Zeitersparnis, sondern auch eine konsistente Kommunikation mit Bewerber:innen.

Automatische Eingangsbestätigung einrichten

Die automatische Eingangsbestätigung ist eine der wichtigsten und einfachsten Automatisierungen, die Du in catchHR einrichten kannst. Diese Funktion stellt sicher, dass alle Bewerber:innen eine Bestätigung über den Eingang ihrer Bewerbung erhalten, sobald diese eingegangen ist.

Automatische Eingangsbestätigung einrichten:

Klicke oben rechts in der Software auf Deinen Namen und anschließend auf Unternehmen.
Wähle E-Mail-Vorlagen aus der linken Seitennavigation.
Klicke im Abschnitt Automatische Eingangsbestätigung auf den Schalter rechts, um die Funktion zu aktivieren.
Wähle die E-Mail-Vorlage aus, die für die automatische Eingangsbestätigung verwendet werden soll.
Lege den Zeitpunkt fest, zu dem die Bestätigung versendet werden soll (z. B. sofort nach Eingang der Bewerbung).
Wähle den Absender der Bestätigung aus. Dieser Absender muss im System korrekt hinterlegt sein, einschließlich einer aussagekräftigen Signatur, die in der E-Mail angezeigt wird.

Wichtig: Stelle sicher, dass der Absender ein vollständiges Profil mit einer standardmäßigen E-Mail-Signatur hat. Diese Signatur wird zusammen mit der E-Mail-Vorlage versendet.

Was passiert bei der automatischen Eingangsbestätigung?

Die Eingangsbestätigung wird allen Bewerber:innen mit vollständigen Profilen im Auswahlschritt "Eingang" automatisch zugestellt.

catchHR überprüft automatisch, ob die Bewerbung vollständig ist und ob sie im richtigen Schritt angekommen ist, bevor die Bestätigung versendet wird.

Automatische Einladungen und Absagen auf Stellenebene konfigurieren

Automatische Einladungen und Absagen werden auf Stellenebene konfiguriert. Das bedeutet, dass Du für jede Stelle festlegen kannst, ob und wann automatische Einladungen oder Absagen versendet werden.

Automatische Einladung einrichten:

Gehe zum Jobeditor der entsprechenden Stelle.
Aktiviere im Abschnitt Automatisierungen die Automatische Einladung.
Wähle die gewünschte E-Mail-Vorlage aus und den Auslöser für die Einladung.
Passe den Zeitpunkt der Einladung an (z. B. nach Erreichen eines bestimmten Matching-Scores oder nach einem bestimmten Bewerbungsprozess-Schritt).

Automatische Absage einrichten:

Im gleichen Abschnitt wie bei der Einladung kannst Du die Automatische Absage aktivieren.
Wähle eine E-Mail-Vorlage und den Auslöser für die Absage.
Passe den Zeitpunkt der Absage an (z. B. nach einer Ablehnung in einem Auswahlprozess).

Zusammenfassung:

Automatisierungen können für unterschiedliche Prozesse im Bewerbungsmanagement genutzt werden, z. B. für Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Absagen oder die automatische Bewerbungsvorqualifikation. Diese Automatisierungen tragen zu einer schnelleren und effizienteren Bearbeitung von Bewerbungen bei, ohne dass manuelle Schritte erforderlich sind.