Bewerberkontakt: Manuelle und Automatisierte Kommunikation

In catchHR steuerst du den Austausch mit Kandidat*innen entweder über die manuelle Kommunikation oder über die automatisierte Datennachfassung durch deine KI-Assistentin KIRA. Während du Mails direkt oder per Vorlage versendest, übernimmt KIRA das selbstständige Nachfassen fehlender Angaben per E-Mail und Telefon.

Manuelle Kommunikation mit Bewerber*innen

Du kannst Kandidat*innen direkt aus dem Bewerberprofil heraus per E-Mail kontaktieren – entweder mit einer individuellen Nachricht oder unter Nutzung vorbereiteter Vorlagen:

Mit Vorlage kontaktieren:

• 1. Klicke im Bewerberprofil auf den Button Kontaktieren (oder das Briefumschlag-Icon).
  2. Wähle die passende E-Mail-Rubrik (standardmäßig ist die Rubrik des aktuellen Auswahlschritts aktiv) sowie die gewünschte Vorlage aus.
  3. Betreff und Inhalt werden automatisch mit Platzhaltern vorausgefüllt und können individuell angepasst werden.
  4. Wähle deine gewünschte Signatur aus und klicke auf Absenden.
• Ohne Vorlage kontaktieren: Klicke auf Kontaktieren, trage Betreff und Inhalt manuell ein, wähle deine Signatur und versende die E-Mail.
• Antworten im Kommunikationslog: Antworten von Bewerber*innen werden automatisch im Kommunikationslog der Detailansicht erfasst. Klicke dort auf das Pfeil-Symbol bei der jeweiligen Nachricht, um direkt zu antworten.

Versand von E-Mails terminieren & zurückziehen

Falls eine Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt beim Kandidaten ankommen soll, kannst du den Versand flexibel planen:

• E-Mail terminieren: Verfasse die Nachricht wie gewohnt, klicke auf das Uhr-Symbol auf dem Absenden-Button und wähle einen vordefinierten Zeitpunkt oder ein eigenes Datum mit Uhrzeit aus. Terminierte Mails werden im Kommunikationslog mit einem Uhr-Symbol gekennzeichnet.
• Terminierte E-Mail zurückziehen: Navigiere im Profil zum Kommunikationslog, klicke bei der noch nicht versendeten Nachricht auf das Kreuz-Symbol (X) und bestätige die Stornierung.

Automatisierte Kommunikation durch KIRA

KIRA übernimmt die eigenständige und datenschutzkonforme Interaktion mit Bewerber*innen, um unvollständige Profile zu vervollständigen und fehlende Qualifikationen einzuholen:

• Automatischer Erstkontakt bei Eingang: Geht eine unvollständige Bewerbung über ein Formular oder eine Kampagne ein, startet KIRA automatisch den Nachfass-Flow.
• Steuerung beim manuellen Import: Beim Erfassen oder Importieren von Bewerbungen (per Formular, CV-Upload, CSV oder ATS) bestimmst du per Checkbox, ob KIRA aktiv werden und fehlende Daten nachfordern soll oder ob keine Kommunikation stattfinden soll.
• Steuerung bei der Stellenbearbeitung: In den Stelleneinstellungen kannst du jederzeit festlegen, ob KIRA bei Bewerber*innen dieser Stelle automatisch fehlende Daten nachfassen darf.
• Manuelles Nachfassen anstoßen: Liegen unvollständige Daten vor, kannst du KIRA jederzeit auch manuell aus dem Bewerberprofil heraus (über den Button Fehlende Daten anfordern oder das Drei-Punkte-Menü) beauftragen.
• Multi-Kanal-Kommunikation (E-Mail & Telefon): KIRA tritt je nach Situation sowohl per E-Mail als auch telefonisch mit Kandidat*innen in Kontakt. Alle Interaktionen und Anrufergebnisse werden lückenlos im Kommunikationslog des Bewerberprofils protokolliert.
• Systemseitiger KI-Flow: Die KI-generierten Nachrichten und Telefon-Dialoge von KIRA sind individuell auf die jeweilige Bewerbung zugeschnitten und können inhaltlich nicht manuell bearbeitet werden.

Credit-Kosten für KIRA-Datennachfassungen

Das Nachfassen von Informationen durch KIRA wird je nach gebuchtem Stellen-Typ abgerechnet:

• Stellen ohne Agent-Betreuung (Basis-Stellen): Jede Datennachfassung durch KIRA (automatisch oder manuell angestoßen) kostet 5 Credits pro Kandidat*in.
• Agent-Stellen (Flatrate): Alle automatischen und manuell ausgelösten KIRA-Nachfassungen per E-Mail oder Telefon sind vollständig inklusive (0 Credits).