Bewerberkontakt: Manuelle und Automatisierte Kommunikation

Einleitung

catchHR unterstützt Dich dabei, Kandidat:innen schnell und effizient zu kontaktieren. Du hast zwei Hauptarten der Kommunikation: manuelle Kommunikation und automatisierte Kommunikation durch KIRA, unseren KI-gestützten Assistenten. Während die manuelle Kommunikation mit den Bewerbe:innen über vorgefertigte E-Mail-Vorlagen oder durch individuelles Verfassen von E-Mails erfolgt, übernimmt KIRA die automatisierte Kommunikation mit den Bewerber:innen, um fehlende Daten oder Informationen direkt zu erfragen. Diese KI-generierte Kommunikation ist individuell auf die jeweilige Bewerbung zugeschnitten und nicht anpassbar.

Manuelle Kommunikation mit Bewerber:innen

Du kannst Kandidat:innen entweder direkt mit einer vorgefertigten Vorlage oder einer selbst verfassten E-Mail kontaktieren. catchHR ermöglicht Dir, E-Mails mit nur wenigen Klicks zu versenden.

Bewerber:innen kontaktieren – Nutzung einer Vorlage

Klicke auf die „Kontaktieren“-Schaltfläche oder das Brief-Icon.
Ein Mail-Fenster öffnet sich. Wähle die E-Mail-Rubrik aus, der die Vorlage entsprechen soll. Standardmäßig wird die Rubrik des aktuellen Auswahlschritts vorausgewählt.
Wähle die gewünschte Mail-Vorlage aus.
Der Betreff und der Inhalt der E-Mail werden automatisch vorausgefüllt. Du kannst den Text nach Belieben anpassen.
Scrolle nach unten und wähle die gewünschte Signatur aus. Standardmäßig wird Deine Standard-Signatur genutzt.
Klicke auf „Absenden“, um die E-Mail zu versenden.

Bewerber:innen kontaktieren – Ohne Vorlage

Klicke auf die „Kontaktieren“-Schaltfläche oder das Brief-Icon.
Ein Mail-Fenster öffnet sich.
Gib den Betreff der E-Mail und den Inhalt der Nachricht manuell ein.
Scrolle nach unten und wähle die Signatur aus. Standardmäßig wird Deine Standard-Signatur genutzt.
Klicke auf „Absenden“, um die E-Mail zu versenden.

E-Mails von Bewerber:innen beantworten

Wenn Bewerber:innen auf eine von catchHR versendete E-Mail antworten, wird die Antwort automatisch im Kommunikationslog erfasst.

Navigiere zu der Bewerbung, bei der eine E-Mail beantwortet werden soll.
Scrolle zum Kommunikationslog.
Klicke auf das Pfeil-Symbol bei der E-Mail, die beantwortet werden soll.
Es öffnet sich das Mail-Fenster. Gib Deinen Antwortinhalt ein.
Klicke auf „Absenden“, um die Antwort zu versenden.

Versand einer E-Mail terminieren

Wenn Du möchtest, dass eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt versendet wird, kannst Du den Versand terminieren.

Verfasse die E-Mail wie gewohnt.
Klicke auf das Uhr-Symbol auf der Absenden-Schaltfläche.
Ein Fenster öffnet sich, in dem Du den Zeitpunkt des Versands auswählen kannst.
Wähle einen der vorgefertigten Zeitpunkte aus oder klicke auf „Eigenen Zeitpunkt festlegen“.
Gib Datum und Uhrzeit an, zu denen die E-Mail versendet werden soll.
Klicke auf „Absenden“.

Wichtig: Terminierte E-Mails werden im Kommunikationslog mit einem Uhr-Symbol vor dem Versanddatum markiert.

Terminierte E-Mails zurückziehen

Wenn Du den Versand einer terminierten E-Mail stornieren möchtest, kannst Du dies jederzeit tun, solange die E-Mail noch nicht versendet wurde.

Scrolle in der Detailansicht des Kandidaten ganz nach unten zum Kommunikationslog.
Klicke bei der terminierten Mail, die zurückgezogen werden soll, auf das Kreuz-Symbol.
Bestätige die Löschung mit der Schaltfläche „Bestätigen“.

Automatisierte Kommunikation durch KIRA

Neben der manuellen Kommunikation übernimmt KIRA, unser KI-gesteuerter Assistent, die automatisierte Kommunikation mit Bewerber:innen. Diese Kommunikation ist darauf ausgelegt, fehlende Daten von Bewerber:innen zu erfragen und automatisch nachzufassen. Die E-Mails, die KIRA sendet, sind individuell auf jeden Kandidaten zugeschnitten und können nicht angepasst werden.

Wichtig: Während Du die manuelle Kommunikation nach Deinen Wünschen anpassen kannst, ist die automatisierte Kommunikation durch KIRA ein integraler Bestandteil des Systems, um eine schnelle und effiziente Kandidatenbetreuung zu gewährleisten.

Fazit

Mit catchHR kannst Du schnell und einfach mit Deinen Bewerber:innen kommunizieren, sei es durch die Verwendung von Vorlagen oder durch das individuelle Verfassen von E-Mails. Dank der automatisierten Kommunikation durch KIRA wird der Prozess noch effizienter, da fehlende Informationen direkt von Bewerber:innen abgefragt werden. So sparst Du Zeit und kannst Dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben im Bewerbungsprozess konzentrieren.