Das Stellen-Archiv

Das Archivieren von Stellen ermöglicht dir, nicht mehr aktive Vakanzen übersichtlich aufzubewahren, ohne wertvolle Bewerberdaten sofort unwiderruflich zu löschen. Archivierte Stellen bleiben im System erhalten, dienen dir als Vorlage für neue Ausschreibungen und bewahren eingegangene Bewerbungen für bis zu 6 Monate auf.

Vorteile des Archivierens im Überblick

Das Archivieren bietet dir eine sichere Zwischenstufe gegenüber dem endgültigen Löschen einer Stelle:

• Vorlagenfunktion: Archivierte Stellen stehen dir im KIRA Companion und Jobeditor weiterhin als Vorlage zur Verfügung, um neue Vakanzen in Sekundenschnelle anzulegen.
• Rechtssichere Datenaufbewahrung: Die Bewerbungen einer archivierten Stelle bleiben für bis zu 6 Monate nach der Absage für deine Unterlagen einsehbar, bevor die automatische Anonymisierung greift.
• Schutz vor Datenverlust: Während das Löschen einer Stelle alle zugehörigen Daten sofort und unwiderruflich entfernt, sichert das Archivieren deinen historischen Datenbestand.

Wichtige Abgrenzung: Das Archivieren stellt eine Stelle in den Schreibschutz-Zustand. Wenn du lediglich die Veröffentlichung auf Jobbörsen beenden und das Bewerbungsformular deaktivieren möchtest, wähle stattdessen die Funktion Bewerbungseingang schließen.

Eine oder mehrere Stellen archivieren

Du führst die Archivierung direkt in der Stellenübersicht über das Aktionsmenü oder per Mehrfachauswahl durch:

• Einzelne Stelle archivieren:
  1. Navigiere in der linken Seitennavigation zu Stellen.
  2. Klicke in der Zeile der gewünschten Stelle auf das Drei-Punkte-Menü (Stellenaktionen).
  3. Wähle die Option Stelle archivieren.
  4. Bestätige den Warnhinweis im aufpoppenden Dialog.

• Mehrere Stellen gleichzeitig archivieren (Bulk-Aktion):
  1. Markiere in der Stellenliste die gewünschten Stellen über die Checkboxen am linken Rand.
  2. Klicke in der Bulk-Aktionsleiste auf Archivieren.
  3. Bestätige die Archivierung für die gewählten Stellen.

Archivierte Stellen aufrufen & verwalten

Archivierte Vakanzen werden als eigener Tab innerhalb der Stellenübersicht aufbewahrt:

• Archiv aufrufen: Klicke in der Seitennavigation auf Stellen und wähle oberhalb der Tabelle den Tab Archiv.
• Bewerbungen einsehen: Klicke auf eine archivierte Stelle, um die darin enthaltenen Bewerberprofile einzusehen. (Hinweis: Bewerbungen in archivierten Stellen befinden sich im Lesemodus. Sie können nicht mehr in andere Auswahlschritte verschoben oder kontaktiert, sondern nur noch eingesehen oder manuell gelöscht werden).
• Archivierte Stelle dauerhaft löschen: Klicke im Tab Archiv beim entsprechenden Eintrag auf das Mülltonnen-Symbol (oder wähle Löschen im Drei-Punkte-Menü) und bestätige die endgültige Entfernung.