Datenschutz: Inaktivitätstrigger & Löschfristen für Bewerbungen

In den Unternehmenseinstellungen unter Datenschutz kannst du im Bereich Löschfrist für Bewerbungen definieren festlegen, nach welchen Zeitspannen Bewerbungen automatisch auf Inaktiv gesetzt und anschließend gelöscht bzw. anonymisiert werden. So stellst du sicher, dass dein Recruiting-Prozess stets den geltenden Datenschutzvorgaben (DSGVO/AGG) und deinen internen Compliance-Richtlinien entspricht.

Geltungsbereich: Die hier konfigurierten Fristen gelten ausschließlich für reguläre Bewerbungen und Leads. Profile im internen Talentpool sowie im Catch Talent Hub sind von diesen automatischen Löschregeln vollständig ausgenommen.

Inaktivitätstrigger konfigurieren

Der Inaktivitätstrigger bestimmt, wie lange eine Bewerbung ohne Bearbeitung oder Aktion im System verbleiben darf, bevor sie automatisch in den Status Inaktiv versetzt und für die spätere Anonymisierung vorgemerkt wird:

• Funktionsweise: Verstreicht die gewählte Zeitspanne ohne Aktivität im Bewerberprofil, setzt das System die Bewerbung automatisch auf Inaktiv.
• Auswählbare Fristen (Dropdown):
  • 2 Monate: Für besonders schnelle Recruiting-Teams mit kurzen Prozesszeiten.
  • 3 Monate (Standard / Default): Der gewohnte Branchenstandard. In Kombination mit der Standard-Löschfrist verbleiben Bewerbungen insgesamt 9 Monate im System.
  • 6 Monate: Für sehr lange Auswahlprozesse, bei denen mehrere Monate zwischen einzelnen Gesprächen liegen.
• Hinweis: Längere Inaktivitätsfristen werden bewusst nicht angeboten, da eine Speicherung ohne Aktivität nach diesem Zeitraum nicht mehr mit dem „berechtigten Interesse“ verargumentiert werden kann.

Löschfrist (Anonymisierung) festlegen

Die Löschfrist definiert die exakte Dauer, die eine Bewerbung nach dem Versetzen in den Status Inaktiv oder nach dem Verschieben in Zusage/Absage noch im Tool verbleibt, bevor alle personenbezogenen Daten endgültig gelöscht bzw. anonymisiert werden:

• Auswählbare Fristen (Dropdown):
  • 3 Monate: Absolutes Minimum (deckt die gesetzliche 2-Monats-Frist für AGG-Klagen nach einer Absage ab).
  • 6 Monate (Standard / Default): Die rechtlich empfohlene Standardfrist für den Großteil aller Unternehmen.
  • 9 Monate: Für erweiterte interne Aufbewahrungsrichtlinien.
  • 12 Monate: Absoluter Grenzfall bei speziellen rechtlichen Vereinbarungen.

Rechtlicher Hinweis

Bitte beachte, dass die rechtliche Empfehlung (AGG) in der Regel bei 6 Monaten liegt. Eine längere Speicherung solltest du nur wählen, wenn deine internen Richtlinien dies ausdrücklich vorsehen oder du eine entsprechende Rechtsgrundlage hast.