Der Kommunikationslog einer Bewerbung

Allgemein

Im Kommunikationslog können alle Nutzer, die Berechtigungen für eine Bewerbung haben, sämtliche stattgefundenen Kommunikationen mit Bewerber:innen nachvollziehen. Dies umfasst E-Mails, Antworten der Bewerber:innen sowie alle von KIRA durchgeführten Kommunikationen. Alle diese Interaktionen werden im Log erfasst, sodass eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.

Kommunikationslog ansehen

Zu Beginn siehst Du nur die Betreffzeilen der versendeten E-Mails. Kommunikationen, die von Bewerbern kommen, sind hellgrau, während E-Mails aus Deinem Unternehmen dunkelgrau angezeigt werden.

Klicke auf eine Kommunikation, um diese auszuklappen und den Inhalt zu sehen.
Im Kommunikationslog kannst Du auch erkennen, ob eine E-Mail terminiert ist (gekennzeichnet durch ein Uhr-Symbol), wann die Kommunikation stattgefunden hat und um welche Art von Kommunikation es sich handelt.

Automatisierte Kommunikation von KIRA

Wichtig: Auch die Kommunikation von KIRA mit Bewerber:innen wird im Kommunikationslog erfasst. Diese Kommunikation ist mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet, sodass Du leicht zwischen manueller und automatisierter Kommunikation unterscheiden kannst.

Eine Kommunikation manuell erfassen

Falls eine Kommunikation nicht per E-Mail stattgefunden hat oder aus anderen Gründen nicht automatisch vom System erfasst wurde, kannst Du diese jederzeit manuell hinzufügen. So behältst Du immer den vollständigen Überblick über alle Kommunikationen.

Scrolle im Bewerberprofil zur Detailansicht und zum Kommunikationslog.
Klicke auf „Kommunikation erfassen“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du die Informationen zur Kommunikation spezifizieren kannst.

Rahmendaten der Kommunikation:

Kommunikationstyp: Wähle aus, ob die Kommunikation telefonisch, per E-Mail, als Gespräch oder auf sonstige Art stattfand.
Kommunikationsrichtung: Wurde die Kommunikation von der Bewerber:in oder von Dir initiiert?
Datum und Uhrzeit: Gib das Datum und die Uhrzeit der Kommunikation ein.
Betreff: Gib einen kurzen Titel an, der den Zweck der Kommunikation beschreibt.
Beschreibung: Spezifizieren den Inhalt der Kommunikation detailliert.

Klicke auf „Kommunikation erfassen“, um die Daten zu speichern.

Eine Kommunikation löschen

Es ist jederzeit möglich, eine Kommunikation aus dem Log zu löschen. Dies betrifft alle Nutzer und ist für niemanden mehr sichtbar, nachdem die Löschung erfolgt ist.

Scrolle im Kommunikationslog zur Detailansicht der gewünschten Bewerbung.
Klicke auf das Kreuz-Symbol bei der Kommunikation, die gelöscht werden soll.
Bestätige die Löschung mit einem Klick auf „Bestätigen“.

Achtung:

Wenn eine terminierte Kommunikation gelöscht wird, wird diese nicht mehr zugestellt.

Fazit:

Der Kommunikationslog bietet eine transparente Übersicht über alle Interaktionen mit Bewerber:innen. Mit der Möglichkeit, auch manuelle Kommunikationen zu erfassen und zu verwalten, behältst Du jederzeit den Überblick. Die Integration von KIRAs automatisierter Kommunikation bietet zusätzlichen Komfort, wobei diese Kommunikation eindeutig gekennzeichnet wird, sodass Du zwischen automatisierten und manuellen Interaktionen unterscheiden kannst.