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E-Mail-Vorlagen erstellen und verwalten

Einleitung

E-Mail-Vorlagen in catchHR ermöglichen eine schnelle, einheitliche und effiziente Kommunikation mit Bewerber:innen. Du sparst Zeit, da Vorlagen für verschiedene Anlässe einfach angelegt und beliebig oft verwendet werden können. Du kannst Vorlagen für die Rubriken Zusage, Absage, Eingangsbestätigung, Einladung und Sonstige erstellen, um bei der Kontaktaufnahme mit Bewerber:innen stets die passende Vorlage zur Hand zu haben.

Dank vielseitiger Platzhalter kannst Du die Vorlagen automatisch mit den richtigen Werten füllen, was den Prozess noch weiter vereinfacht.

E-Mail-Vorlagen verwalten

E-Mail-Vorlagen aufrufen:

  1. Klicke oben rechts in der Software auf Deinen Namen und anschließend auf Unternehmen.

  2. Wähle links in der Seitennavigation die Option E-Mail-Vorlagen.

 

E-Mail Vorlagen aufrufen

Eine E-Mail-Vorlage bearbeiten:

  1. Klicke auf das Stift-Symbol bei der Vorlage, die Du bearbeiten möchtest.

  2. Im Vorlagen-Editor kannst Du die Rubrik, den Titel, den Inhalt und die Anhänge der Vorlage jederzeit anpassen.

  3. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu sichern.

 

Eine E-Mail-Vorlage bearbeiten

Eine E-Mail-Vorlage löschen:

  1. Klicke auf das Mülltonnen-Symbol bei der Vorlage, die Du löschen möchtest.

  2. Bestätige die Löschung.

Die Vorlage wird sofort gelöscht.

Eine E-Mail-Vorlage löschen - bestätigen

E-Mail-Vorlage erstellen

  1. Klicke auf Neue Vorlage erstellen, um eine neue Vorlage anzulegen.

  2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du alle notwendigen Angaben zur Vorlage machen kannst:

    • Wähle die E-Mail-Rubrik, zu der die Vorlage gehören soll.

    • Gib den gewünschten Titel der Vorlage an.

    • Lege den Betreff der Vorlage fest. Platzhalter wie Datum und Stellenbezeichnung können verwendet werden. Klicke auf den Platzhalter, um ihn in das Eingabefeld zu integrieren. Achtung: Nach einem Platzhalter muss ein Leerzeichen gesetzt werden, wenn er mitten im Text verwendet wird.

    • Gib den gewünschten E-Mail-Text in das darunter liegende Eingabefeld ein. Nutze auch hier die verfügbaren Platzhalter.

    • Optional: Füge PDF-Anhänge per Drag & Drop hinzu.

  3. Klicke auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.

E-Mail-Vorlage erstellen - speichern

 

Wichtiger Hinweis zur Mehrsprachigkeit

Aktuell können E-Mail-Vorlagen nicht automatisch in mehrere Sprachen übersetzt werden. Um sicherzustellen, dass Deine Kommunikation mit Bewerber:innen in verschiedenen Sprachräumen reibungslos funktioniert, empfehlen wir, die Vorlagen für alle benötigten Sprachen direkt anzulegen.